NISZCZENIE MATERIAŁÓW POUFNYCH – JAK ZROBIĆ TO ODPOWIEDZIALNIE?

2018-12-27

books-1845614_1920_CompQual80.jpg

Informacje poufne znajdują się w każdym przedsiębiorstwie. Część z nich przechowywana jest w formie papierowej, jednak coraz częściej spotykamy je także w formie elektromagnetycznej. Wiele uwagi poświęcamy ich właściwemu przechowywaniu, zgodnemu z wymogami wynikającymi z regulacji prawnych. Warto wiedzieć, że równie ważne jest przestrzeganie tych zasad także podczas niszczenia materiałów poufnych.

PRZEPISY PRAWNE

Zasady niszczenia materiałów poufnych określają trzy dokumenty prawne:

  • norma DIN 66399;
  • ustawa o ochronie danych osobowych;
  • ustawa o ochronie informacji niejawnych.

Jednym z kluczowych obowiązków wynikających z regulacji prawnych, jest takie zniszczenie nośników danych poufnych, które uniemożliwi ich odzyskanie. Oznacza to, że najprostsze sposoby, takie jak np. niszczenie dokumentów papierowych w niszczarce, czy usuwanie danych z nośników elektromagnetycznych są niewystarczającym rozwiązaniem.

NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ PRZY WYBORZE FIRMY ZAJMUJĄCEJ SIĘ NISZCZENIEM MATERIAŁÓW POUFNYCH

Biorąc pod uwagę liczne przepisy, bezpieczeństwo ochrony danych oraz ze względów praktycznych warto zlecić niszczenie dokumentów specjalistycznym firmom. Należy jednak pamiętać, że dostawcy tej usługi, nie ponoszą odpowiedzialności w przypadku wycieku danych, będącego następstwem niewłaściwego zniszczenia nośników. Dlatego też, przed dokonaniem takiego zlecenia trzeba sprawdzić opinie o danej firmie oraz dowiedzieć się, czy ma ona odpowiednie pomieszczenia, a także, co ważne, wypracowane procedury postępowania podczas niszczenia dokumentacji. W trosce o ochronę środowiska warto zlecić niszczenie dokumentów firmie, dzięki której powstałe odpady będą ponownie wykorzystane np. do produkcji papieru.

Dobrym przykładem odpowiedzialnego postępowania z materiałami poufnymi, w pełni odpowiadającego na wymogi wynikające z regulacji prawnych, są procedury przyjęte w Stena Recycling.

  • Odbiór oraz transport materiałów niejawnych

Odbiór materiałów poufnych powinien odbyć się w wyznaczonym wcześniej terminie. Nośniki danych powinny być odpowiednio zabezpieczone. W przypadku Stena Recycling odbierane materiały znajdują się w bezpiecznych pojemnikach, zamykanych na klucz i zabezpieczonych dodatkowo plombą numeryczną. Obie strony podpisują protokół przekazania/odbioru nośników danych, na który wpisują liczbę pojemników, ich rodzaj, numery plomb, datę wykonania usługi.

Transport nośników danych powinien odbywać się w bezpiecznym  i przystosowanym do ich przewożenia pojeździe. Ten element procesu także podlega regulacjom prawnym, wynikającym z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1).

  • Postępowanie z materiałami poufnymi po dostarczeniu do zakładu utylizacji

Po przyjeździe samochodu na teren zakładu Stena Recycling  następuje ważenie nośników danych oraz wystawiany jest dokument przyjęcia towaru.  Rozładunek samochodu odbywa się w zamkniętej, monitorowanej niszczarni zakładu, gdzie w przeciągu 48 godzin następuje zniszczenie danych  z zachowaniem procedur bezpieczeństwa i poufności.  Proces niszczenia nośników danych odbywa się na profesjonalnym sprzęcie, zgodnie z obowiązującą normą DIN 66399.

  • Nadzór nad procesem niszczenia nośników danych

Aby mieć pewność, że proces niszczenia materiałów poufnych przebiega w sposób właściwy, cały proces jest monitorowany i nagrywany w czasie rzeczywistym. Stena Recycling umożliwia obserwację procesu niszczenia dokumentów niejawnych w kabinie monitoringu lub w pomieszczeniu specjalnie do tego przystosowanym. Dodatkowo istnieje możliwość nagrania pełnego przebiegu niszczenia na płytę DVD.

  • Zakończenie niszczenia danych

Po zakończeniu procesu niszczenia wystawiany jest certyfikat potwierdzający utylizację dokumentów i powierzonych nośników danych  podpisany przez uprawnionego do tego pracownika administracji zakładu Stena Recycling.

WAŻNE SĄ NIE TYLKO PROCEDURY

Ponieważ w procesie niszczenia dokumentów poufnych dużą rolę odgrywa czynnik ludzki, bardzo ważne jest, aby zajmujące się tym osoby posiadały odpowiednie kompetencje.

W Stena Recycling cały proces – od momentu odbioru materiałów aż do ich utylizacji, odbywa się pod nadzorem pracowników posiadających poświadczenia bezpieczeństwa lub upoważnienia wydane przez Dyrektora Oddziału na podstawie przeprowadzonego szkolenia. Ponadto nad całym procesem czuwa powołany w Stena Recycling pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych, który gwarantuje właściwy przebieg usługi, a także sprawny obieg dokumentów, takich jak protokół odbioru i certyfikat zniszczenia.

Zakłady Stena Recycling oferujące usługę recyklingu materiałów poufnych znajdują się w Warszawie, Siemianowicach Śląskich i  Czerwonaku.

  • Poleć tę stronę